Cân bằng công việc và cuộc sống khi làm việc tại nhà: những ranh giới thực sự hiệu quả

Nói rõ một điều trước, vì nó chi phối mọi thứ bên dưới. Cân bằng công việc và cuộc sống thường bị coi là vấn đề kỷ luật cá nhân, nhưng với phần lớn người làm việc từ xa, đó thực ra là vấn đề thiết kế môi trường làm việc. Bạn không hề yếu đuối khi vẫn ngồi làm đến 19 giờ 30 trong căn phòng chẳng có gì báo hiệu ngày làm việc đã kết thúc. Những giải pháp thực sự hiệu quả là những giải pháp đưa ranh giới trở lại vào chính môi trường sống của bạn, để nó không còn phụ thuộc vào cảm giác của bạn lúc 18 giờ một ngày thứ Năm mệt mỏi.

Vì sao ngày làm việc tại nhà bị kéo dài#

Bằng chứng ở đây khá rõ ràng và cụ thể. Các nhà nghiên cứu phân tích dữ liệu lịch họp và email của hơn ba triệu người tại mười sáu thành phố phát hiện rằng sau khi các đợt phong tỏa bắt đầu, ngày làm việc trung bình dài thêm 8,2%, tương đương khoảng 48,5 phút. Không phải vì ai đó quyết định làm việc lâu hơn, mà vì ngày làm việc không còn điểm kết thúc rõ ràng. Nghiên cứu của Eurofound về làm việc từ xa cũng cho kết quả tương tự: người làm việc từ xa có khả năng vượt giới hạn 48 giờ làm việc mỗi tuần cao gấp đôi, và thường xuyên làm việc cả trong thời gian nghỉ.

Sẽ dễ hiểu hơn nếu nhìn lại những gì văn phòng từng âm thầm làm cho bạn, vì chẳng điều nào trong số đó từng được ghi trong bản mô tả công việc.

Điều quan trọng nhất có tên gọi: sự tách biệt tâm lý#

Tâm lý học tổ chức có một khái niệm rất cụ thể cho việc ngắt mình khỏi công việc, và đó không phải là số giờ bạn làm. Đó là sự tách biệt tâm lý: đầu óc thực sự rời khỏi công việc trong thời gian không làm việc, không nghĩ đến deadline khi đang nấu ăn. Một phân tích tổng hợp các nghiên cứu cho thấy sự tách biệt tâm lý giúp giảm mệt mỏi, kiệt sức, ngủ ngon hơn và cảm thấy hạnh phúc hơn, cả trong ngắn hạn lẫn về lâu dài. Nói cách khác, một buổi tối bạn có mặt ở nhà nhưng đầu óc vẫn ở chỗ làm gần như chẳng mang lại lợi ích gì.

Điều đáng mừng là sự tách biệt tâm lý hoạt động giống một kỹ năng hơn là một nét tính cách bẩm sinh. Một phân tích tổng hợp các can thiệp nhằm cải thiện điều này cho thấy hiệu quả thực sự, dù không lớn: con người có thể được rèn luyện để ngắt mình khỏi công việc. Đó chính là lý do khiến những nghi thức nghe có vẻ vô lý trên giấy, như đi bộ quanh khu nhà để “về đến nhà” từ một căn phòng bạn chưa từng rời khỏi, lại thực sự có tác dụng. Chúng hiệu quả vì tạo cho não bộ một tín hiệu rõ ràng để hành động theo.

Mẹo cân bằng công việc và cuộc sống cho người làm việc từ xa, trụ được qua một tuần thực sự bận rộn#

Danh sách dưới đây xếp hạng theo mức độ trụ vững khi tuần làm việc trở nên tồi tệ, đây mới là phép thử duy nhất có ý nghĩa. Hãy chọn hai điều, đừng ôm cả tám: danh sách này thất bại ngay khi bị biến thành một chương trình phải hoàn thành đầy đủ.

• Tạo một “quãng đường đi làm” giả. Đi bộ mười phút trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ngày làm việc. Đây là cách thay thế được nhắc đến nhiều nhất cho ranh giới bạn đã mất, và nó hiệu quả vì đó là một sự chuyển đổi vật lý thực sự, chứ không phải một quyết định phải cân nhắc mỗi lần.
• Có một nghi thức kết thúc ngày làm việc, và luôn hoàn thành nó. Ghi ra việc đầu tiên cần làm vào ngày mai, đóng hết các tab, gập laptop lại, thậm chí nói to một câu nếu điều đó giúp ích. Bản thân nghi thức quan trọng hơn nội dung của nó, vì đó chính là tín hiệu giúp bạn ngừng ôn lại cả ngày trong đầu.
• Đặt một giờ kết thúc ngày làm việc cố định và nói cho ai đó biết. Những ranh giới bạn đã công bố ra ngoài sẽ trụ vững hơn những ranh giới bạn chỉ định trong đầu, giống hệt như một buổi hẹn tập gym cùng bạn bè.
• Để không gian làm việc có thể “đóng lại”. Nếu bàn làm việc của bạn đặt ngay trong phòng khách, ít nhất hãy gập laptop và cất vào ngăn kéo khi hết giờ. Công việc còn hiện diện trước mắt là một vòng lặp chưa khép, và vòng lặp chưa khép thì cứ chạy mãi trong đầu bạn.
• Ăn trưa tránh xa màn hình, kéo dài đúng bằng một bữa trưa thực sự. Ăn tại bàn làm việc trong lúc lướt điện thoại không phải làm việc mà cũng chẳng phải nghỉ ngơi, và đây là khoảng thời gian bị bỏ qua nhiều nhất khi làm việc từ xa.
• Chủ động chia nhỏ ngày làm việc. Những giờ nghỉ ngắn xuyên suốt ngày làm việc chính là thứ ngăn buổi tối bắt đầu từ con số không: một phân tích tổng hợp trên 22 nghiên cứu cho thấy những giờ nghỉ ngắn giúp giảm mệt mỏi và tăng sinh lực. Bài so sánh của chúng tôi về các lịch nghỉ như 52/17 và kỹ thuật Pomodoro sẽ giúp bạn chọn nhịp độ phù hợp.
• Đặt thông báo công việc theo lịch cố định, thay vì trông cậy vào ý chí. Bật chế độ Không làm phiền từ giờ kết thúc đến giờ bắt đầu ngày hôm sau, trên cả laptop lẫn điện thoại, chỉ mất năm phút thiết lập nhưng loại bỏ được hàng trăm quyết định nhỏ lẻ mỗi ngày.
• Bảo vệ trọn một ngày mỗi tuần không dính dáng gì đến công việc. Không phải một ngày nghỉ để “nghỉ ngơi năng suất”. Mà là một ngày nghỉ đúng nghĩa.
• Theo dõi thời gian dùng màn hình một cách trung thực, vì làm việc từ xa âm thầm cộng thêm nhiều giờ vào đó, và những giờ dư ra này gần như vô hình đối với chính bạn. Chúng tôi đã phân tích vì sao làm việc tại nhà làm tăng thời gian dùng màn hình và cái giá phải trả cho điều đó.

3 rules for better work-life balance | The Way We Work, a TED seriesTEDYouTube

Pausr

• Cursor2 h 14
• Microsoft Teams1 h 02
• Figma43 min
• Claude31 min
• Notion18 min

Hai trong số những mẹo đó chính là lý do Pausr ra đời, và tôi đã xây dựng nó vì bản thân từng thất bại ở cả hai. Ứng dụng chạy một giờ nghỉ ngắn mỗi 20 phút và một giờ nghỉ đứng dậy dài hơn với tần suất thưa hơn, báo trước vài giây để bạn kịp nói nốt câu, và tự động tạm hoãn trong lúc họp, chia sẻ màn hình hoặc chơi game. Nó cũng ghi lại trung thực thời gian dùng màn hình và số lần bạn thực sự nghỉ, đây chính là phần đã thay đổi hành vi của tôi nhiều nhất: một ngày cảm giác như sáu tiếng mà con số thực lại hiện ra chín tiếng có sức thuyết phục hơn bất kỳ lời khuyên nào. Không có chuỗi ngày liên tiếp, không cảm giác tội lỗi khi bỏ lỡ một lần nghỉ, chỉ dành cho macOS, chạy hoàn toàn cục bộ, không cần tài khoản.

Quyền được ngắt kết nối làm được gì, và không làm được gì#

Một số quốc gia hiện đã có luật về quyền được ngắt kết nối, cho phép người lao động không phải phản hồi công việc ngoài giờ làm. Đây là một bước tiến thực sự, và bạn nên tìm hiểu xem đất nước mình có quy định này hay không. Nhưng bản thân nó không phải là giải pháp trọn vẹn: nghiên cứu của Eurofound ở cấp doanh nghiệp cho thấy ngay cả tại những quốc gia đã có quyền này, chỉ khoảng một nửa số người thuộc diện áp dụng chính sách công ty biết có hành động cụ thể nào được thực hiện để triển khai nó. Một quyền chỉ tồn tại trên giấy mà không hề xuất hiện trong lịch làm việc thực tế thì gần như chẳng thay đổi được gì.

Cách hiểu thực tế: hãy tận dụng chính sách nếu công ty bạn có, viện dẫn nó khi cần, nhưng vẫn phải tự xây dựng ranh giới cho riêng mình. Văn hóa nhóm được định hình bởi những gì mọi người thực sự làm vào lúc 20 giờ, và chỉ cần một quản lý nhắn tin vào giờ đó cũng đủ lấn át cả một đoạn quy định trong sổ tay nhân sự. Nếu bạn là người quản lý nhóm, việc có tác động lớn nhất mà bạn có thể làm là ngừng gửi tin nhắn vào giờ đó, hoặc hẹn giờ gửi vào sáng hôm sau.

Khi đây không còn là vấn đề cân bằng#

Có một dạng tình huống mà không ranh giới nào giải quyết được, và cần gọi đúng tên nó, vì những bài viết như thế này có thể khiến người đọc nghĩ rằng một hoàn cảnh tồi tệ là lỗi cá nhân của họ. Nếu khối lượng công việc thực sự không thể gói gọn trong số giờ bạn có, một nghi thức kết thúc ngày làm việc chỉ đơn giản là dời sự lo âu sang thời điểm khác. Nếu nghỉ ngơi không còn giúp bạn hồi phục, nếu sự hoài nghi đã trở thành trạng thái mặc định, nếu cảm giác mệt mỏi vẫn còn ngay cả khi đi nghỉ phép, nhiều khả năng bạn đang gặp phải các dấu hiệu kiệt sức nghề nghiệp chứ không đơn thuần là vấn đề sắp xếp lịch trình, và cách khắc phục phải bắt đầu từ điều kiện làm việc chứ không phải từ thói quen cá nhân. Nếu tâm trạng sa sút hoặc mất hứng thú xuất hiện cùng lúc, đó là lý do để đi khám bác sĩ, chứ không phải để sắp xếp lại lịch.